Firma are nevoie de cunoştinţe, ce formează conţinutul proceselor de învăţare organizaţională; acestea provin din două categorii de surse principale:
- din exteriorul firmei, de la alte organizaţii, persoane, mass-media etc.;
- din cadrul firmei, prin preluare de alţi membrii ai organizaţiei, de la alte grupuri sau din fondul comun de cunoştinţe al organizaţiei în ansamblul său.
Foarte frecvent, majoritatea cunoştinţelor învăţate de o întreprindere şi salariaţii săi provin din mediul înconjurător. De aceea este foarte important de cunoscut care sunt factorii majori care influenţează transferul de cunoştinţe din afara firmei în interiorul său. Rezultanta principală a acestor factori o reprezintă capacitatea absorbtivă a firmei, concept introdus de Cohen şi Levinthal la începutul deceniului trecut. Cunoştinţele posedate anterior de firmă, care-i conferă abilitatea de a recunoaşte valoarea noilor cunoştinţe sau informaţii şi de a le asimila şi utiliza în scopuri comerciale, reprezintă capacitatea sa absorbtivă. Potrivit lui S. Zahra şi G. George, capacitatea absorbtivă prezintă patru dimensiuni complementare sau, ţinând cont de conţinutul lor, mai curând patru componente esenţiale:
- Achiziţionarea, care este definită ca fiind capacitatea de a recunoaşte, evalua şi cumpăra o nouă cunoştinţă ce este critică pentru activităţile organizaţiei
- Asimilarea, ce se referă la capacitatea firmei de a-şi însuşi noile cunoştinţe externe prin procese şi proceduri care permit analizarea, procesarea, înţelegerea şi interpretarea respectivelor cunoştinţe
- Transformarea, care are în vedere capacitatea firmei de a dezvolta proceduri şi derula procese de natură să faciliteze combinarea cunoştinţelor existente cu noile cunoştinţe achiziţionate şi asimilate
- Exploatarea, ce rezidă în capacitatea firmei de a utiliza în scopuri comerciale noile cunoştinţe dobândite de organizaţie în vederea realizării obiectivelor sale
Pornind de la aceste patru dimensiuni, specialiştii delimitează două tipuri de capacitate absorbtivă:
– capacitatea absorbtivă potenţială, care constă în abilitatea de achiziţionare şi asimilare a cunoştinţelor externe. Această capacitate exprimă receptivitatea la noile cunoştinţe ale organizaţiei şi îi amplifică abilitatea de a se adapta şi inova.
– capacitatea absorbtivă realizată, ce constă în abilitatea de a transforma şi exploata noile cunoştinţe, în vederea obţinerii de performanţe cuantificabile de către firmă.
Practica indică faptul că firmele diferă în ceea ce priveşte nivelul la care posedă cele două capacităţi. Cu cât în organizaţie se desfăşoară procese de învăţare mai intensă, cu atât ambele capacităţi se dezvoltă cu efecte pozitive în planul eficacităţii şi eficienţei organizaţiei.
Specific organizaţiei bazată pe cunoştinţe mature este faptul că se prezintă sub forma unei comunităţi bazate pe cunoştinţe sau a unui ansamblu de comunităţi bazate pe cunoştinţe. Abordările şi opiniile specialiştilor privind comunităţile bazate pe cunoştinţe[1] variază în limite apreciabile.
Comunitatea bazată pe cunoştinţe constă într-un grup de persoane, de regulă din cadrul aceleiaşi organizaţii, eventual şi din altele cu care conlucrează, ce au în vedere realizarea aceluiaşi obiectiv şi/sau interese comune conştientizate şi care, pe baza unor mecanisme informale şi, adesea, formale, îşi partajează cunoştinţele, învaţă individual şi în grup, creează şi dezvoltă idei şi practici performante, generatoare de valoare adăugată pentru compania implicată.
Un rol important în cadrul comunităţii bazate pe cunoştinţe îl au relaţiile dintre componenţii grupului.
Eficacitatea şi eficienţa comunităţilor bazate pe cunoştinţe depind decisiv de armonizarea valorilor individuale ale participanţilor cu valorile organizaţiei, de armonizarea motivării acestora cu necesităţile firmei. Pentru realizarea armonizării autorii recomandă un set de acţiuni:
- selectarea unei teme care să trezească interesul persoanelor din cadrul comunităţii
- precizarea clară a obiectivelor de realizat
- selectarea unui lider pentru grup, preocupat de realizarea obiectivelor şi respectat de membrii grupului
- asigurarea unui suport susţinut din partea firmei pentru comunitatea bazată pe cunoştinţe.
Comunităţile bazate pe cunoştinţe trebuie să deţină un set de abilităţi şi atribute:
| Abilităţi | Atribute |
| · Înţelegere, experienţă şi conştientizare a afacerii
· Capacitatea de a comunica · Deprinderi informatice · Înţelegere, experienţă şi conştientizare a managementului cunoştinţelor · Planificare managerială, conştientizarea strategică · Capacitate de management informaţional · Leadership · Management al schimbării · Conştientizarea conţinutului cunoştinţelor şi organizarea lor · Managementul personalului · Managementul proiectelor |
· Creativitate
· Jucător de echipă · Entuziasm · Gândire „laterală” · Hotărâre · Spirit intreprenorial · Persuasiune · Capacitate de a percepe situaţia în ansamblul său · Încredere · Flexibilitate · Viziune · Tenacitate · Credibilitate |
Atunci când o comunitate bazată pe cunoştinţe deţine elementele prezentate mai sus, ea are tendinţa de a se transforma într-o echipă bazată pe cunoştinţe.
Întrucât comunitatea bazată pe cunoştinţe reprezintă un ansamblu de relaţii, unii specialişti au elaborat schema pentru dezvoltarea acestora dintr-o perspectivă relaţională.
În ultimii ani, specialiştii au încercat să determine be baza elementelor menţionate şi a altor elemente, grile pentru determinarea gradului de organizare al comunităţilor bazate pe cunoştinţe.
Există o varietate apreciabilă de comunităţi bazate pe cunoştinţe:
| Nr. crt. | Criteriul | Tipuri de comunităţi bazate pe cunoştinţe |
| 1 | Natura predominantă a activităţilor derulate şi finalitatea lor organizaţională | · Practice, ce vizează soluţionarea unei probleme precise, cu aplicabilitate practică pentru realizarea imediată a obiectivelor
· Generale, ce pun accentul pe elementele legate de modalităţile de tratare a cunoştinţelor utile în viitor |
| 2 | Modalităţile principale de
comunicare |
· Virtuale, ce vizează contactarea şi comunicarea paticipanţilor aflaţi în zone diferite prin mijloace comunicaţionale moderne
· Fizice, ce vizează comunicarea directă dintre participanţi de regulă prin şedinţe. Acesştia sunt poziţionaţi în aceeaşi locaţie |
| 3 | Gradul de formalizare a elementelor organizatorice | · Informale, când relaţiile din cadrul comunităţii se creează spontan, nedirijat
· Formale, când relaţiile sunt create formal, prin planuri, organigrame etc · Mixte, când o parte dintre componentele organizatorice sunt create prin mixajul între cele două tipuri de relaţii prezentate |
Cele mai frecvente tipuri de comunităţi axate pe cunoştinţe sunt pragmatice, fizice şi mixte. Se manifestă însă o puternică tendinţă de diversificare a acestora în continuare. Funcţionalitatea şi performanţele, indiferent de tipul comunităţii bazate pe cunoştinţe pragmatice, depind de respectarea a zece reguli, prin care se ia în considerare aşa numitul principiu al peştişorului de aur.
Potrivit acestuia, comunitatea bazată pe cunoştinţe este performantă când se evită concomitent super-reglementarea activităţii sale şi, respectiv, restructurarea sa. Aplicarea acestor reguli se recomandă să se facă diferenţiat, în funcţie de faza ciclului de viaţă în care se află comunitatea bazată pe cunoştinţe.
REGULI:
– Definirea corectă a valorii, a parametrului economic avut în vedere de fiecare component al comunităţii,
– Conducerea comunităţii de către un lider talentat şi dedicat realizării scopului,
– Realizarea unei hărţi coerente şi cuprinzătoare pentru cunoştinţele cheie aferente comunităţii,
– Derularea unui proces intens, bine direcţionat de partajare a cunoştinţelor,
– Asigurarea unui suport tehnologic adecvat persoanelor implicate, care să faciliteze schimbul şi regăsirea cunoştinţelor şi colaborarea pe baza acestora,
– Derularea de procese de comunicare şi de training pentru ceilalţi salariaţi ai firmei, ce nu fac parte din comunitatea bazată pe cunoştinţe,
– Stabilirea unei agende cu subiecte de abordat şi soluţionat în primele 3-6 luni de activitate ale comunităţii bazate pe cunoştinţe,
– Asigurarea accesului rapid la alţi specialişti din afara comunităţii, cu aceleaşi preocupări,
– Desemnarea unor indicatori măsurabili pentru evaluarea rezultatelor economice ale activităţii comunităţii,
– Elaborarea unui plan de recunoaştere şi recompensare a muncii membrilor comunităţii.
O abordare parţial diferită o au un grup de practicieni din SUA care sintetizează experienţa lor sub forma a nouă lecţii, a căror caracteristică comună este accentul pe dimensiunea umană a comunităţii bazate pe cunoştinţe.
O caracteristică majoră a comunităţilor bazate pe cunoştinţe care respectă aceste reguli este facilitarea transferului de cunoştinţe tacite în cadrul organizaţiei, element determinant al funcţionalităţii şi performanţelor sale.
O tendinţă conturată în ultimii ani este extinderea relaţiilor dintre comunităţile bazate pe cunoştinţe nu numai din cadrul aceleiaşi organizaţii, ci şi dintre diferite organizaţii. Frecvent aceste raporturi la nivelul organizaţiei se dezvoltă în strânsă conexiune cu lanţul virtual al valorii.
Prin prisma celor prezentate concluzionăm, că practica comunităţilor bazate pe cunoştinţe reprezintă o modalitate organizatorică procesual-structurală specifică organizaţiei şi managementului bazat pe cunoştinţe, cu o individualitate şi funcţionalitate specifică, reflectând particularităţile tratării cunoştinţelor în cadrul firmei. Performanţele sale se bazează pe motivarea internă specifică a componenţilor săi, pe realizarea unui tip special de lidership distribuit, pe focalizarea eficace asupra tratării cunoştinţelor în condiţiile unei partajări intense între membrii comunităţii şi a intensificării proceselor creative cu direcţionare pragmatică*.
Unii specialişti de la IBM au elaborat o schemă de evaluare a eficacităţii şi eficienţei comunităţii bazate pe cunoştinţe alcătuită din două componente majore:
- costuri referitoare la rolul, activităţile, tehnologia şi conţinutul tratării cunoştinţelor în cadrul organizaţiei
- beneficiile generate de comunitate delimitate în trei planuri – individual, al comunităţii şi organizaţiei în ansamblul său
Pe această bază s-a realizat o analiză cost/beneficiu a comunităţilor bazate pe cunoştinţe ce funcţionează la IBM, demonstrându-se că şi din această perspectivă sunt performante.
Organizaţia bazată pe cunoştinţe poate fi alcătuită din una sau mai multe comunităţi bazate pe cunoştinţe. În organizaţiile de dimensiuni reduse – în microfirme şi întreprinderi mici -, de regulă, există o singură comunitate bazată pe cunoştinţe. În schimb, în firmele de dimensiune medie şi – întotdeauna – în firmele de dimensiune mare se constituie şi funcţionează mai multe comunităţi bazate pe cunoştinţe. Dimensiunea şi interconectarea acestora determină – aşa cum vom arăta ulterior – schimbări de esenţă în funcţionalitatea şi performanţele organizaţiilor.
Comunităţile bazate pe cunoştinţe prezintă mai multe avantaje:
- contribuie la operaţionalizarea strategiilor, fiind „sufletul şi inima” acestora
- iniţiază noi dezvoltări ale organizaţiei
- soluţionează mai rapid problemele cu care se confruntă compania
- transferă bunele practici în cadrul organizaţiei
- dezvoltă abilităţile personalului implicat
- amplifică funcţionalitatea şi performanţele organizaţiei.
Desigur, aceste avantaje se manifestă la nivelul maxim în comunităţile bazate pe cunoştinţe care respectă regulile şi celelalte elemente de raţionalitate prezentate în acest paragraf.
